Si ya sólo formar equipos no es un trabajo sencillo, crear grupos en los que nazcan ideas y sugerencias frescas es el doble de complicado. Sin embargo, resulta el triple de placentero cuando un equipo de personas se unen para compartir ideas y afrontar retos de manera colectiva. Para ello, es imprescindible que se establezcan las bases de la motivación, emoción, sensación del riesgo y de la aventura para comenzar el maravilloso viaje de la creatividad.

A veces, las ideas no surgen cuando uno quiere. Por eso se aplican algunas técnicas que las empujen a salir de nuestra cabeza. Un paseo, una canción, un baño relajante, salir a correr al parque, etc. Existen infinidad de elementos y actividades con las que crear un ambiente inspirador. Sin embargo, uno de los momentos donde la creatividad puede fluir por todos los rincones es cuando un grupo de personas se une. Es ahí cuando más debemos aprovechar su poder para resolver los problemas más complicados. Y es que es posible que haya personas que por sí solas, les resulte muy complicado ser creativas. Por eso, cuando se forman equipos de trabajo competentes, las posibilidades imaginativas aumentan considerablemente.

Y para que nuestras reuniones sean lo más provechosas posibles desde el punto de vista creativo, es importante conocer algunos aspectos.

—Convocatoria con tiempo. En primer lugar, se deberá planificar con tiempo el objetivo con el que se trabajará. Comunicar a los colaboradores cuál será el foco creativo a desarrollar, permitirá que su mente vaya trabajando inconscientemente en los días previos a la reunión. Al mismo tiempo ese foco es uno de los elementos más importantes de toda la sesión. Definirlo debe ser directo, sencillo y complicado a la vez. Sencillo por porque en una frase se debe resumir la mínima expresión de la esencia de la reunión y complicado porque a veces hacerlo bien no suele ser tan evidente.

Un ejemplo claro de lo diferente que pueden llegar a ser dos tipos de foco: «queremos ideas para vender más», cuando lo que realmente estábamos buscando es «queremos ideas para vender mejor».

Además, si podemos incluir en la convocatoria algún elemento que evoque por ejemplo al nacimiento del nuevo logotipo de la empresa, podrá ayudar más a nuestro equipo en ese precalentamiento mental.

—Lista de convocados. Es especialmente importante ser cuidadosos con los miembros a los que se va a invitar a la reunión. Algunas personas detestan este tipo de acontecimientos. Lo único que harán es interrumpir constantemente las críticas constructivas que vayan surgiendo a lo largo de la reunión.

Al igual que seremos cuidadosos con elegir a quién no debemos invitar, también puede ser muy productivo seleccionar a personas que no tengan nada que ver con el objetivo a trabajar. Su punto de vista será ingenuo y podría aportar perspectivas muy interesantes.

—Sala multiusos, cómoda y con luz natural. El lugar donde se celebre la reunión será uno de los principales protagonistas de las propuestas que se pongan sobre la mesa. Se recomienda que sea un espacio confortable, pero no demasiado; que proporcione todos los elementos indispensables para una reunión creativa – pizarra grande, rotuladores de colores, proyector de transparencias, posibilidad de audio para incluir música relajante o estimulante, revistas de temáticas dispares, fotografías, libros, etc.

Por supuesto, cobra un especial sentido llevar a cabo reuniones creativas en lugares inusuales. Hace unos días recomendábamos la práctica del ‘Walking meeting’ o paseos al aire libre.

—La creatividad necesita su tiempo. Resulta prácticamente imposible generar un gran número de ideas realmente pertinentes, seleccionar las mejores y tomar la decisiones correspondientes o aplicarlas a los objetivos que teníamos marcados, todo ello en media hora. El tiempo es el gran enemigo de la creatividad. Cuando esta se ve presionada por la alarma del reloj suele derivar en bloqueos mentales o ideas forzadas y poco entusiastas.

Para que la creatividad fluya es importante que los participantes se sientan relajados, libres, que no tengan la sensación de que pueden estar dejando de hacer cosas por culpa de la maldita reunión. En definitiva deben disfrutar de ella.

—Líder inspirador. El coordinador ha de saber escoger las técnicas adecuadas, controlar los tiempos, procurar que todos participen, frenar las conductas de excesivo protagonismo, esquematizar en la pizarra el brainstorm, impulsar las conversaciones entre grupos, interrelacionar ideas, dirigir la evaluación crítica de las ideas. Un sinfín de responsabilidades y propuestas que el líder deberá saber combinarlas cuando haga falta.

Para facilitar los movimientos creativos, puede usar frases como: «esta idea puede ser imposible pero si la observamos desde esta otra perspectiva nos sugiere que…».

No sirve de nada si soltamos un puñado de ideas y no las nutrimos con un criterio, un orden, sentido común o una visión estratégica. Por eso, el trabajo del coordinador resultan tan importante, y sobre todo si hay participantes que nunca han estado en una sesión creativa.