Se habla mucho de cómo convocar y llevar a cabo reuniones efectivas. Consejos, hábitos y prácticas para que realmente merezca la pena invertir tiempo en ellas. Los clásicos pasos son desde seguir un método previamente planificado, hasta crear un ambiente proactivo, pasando por ser puntual o llevar siempre una libreta. Muy bien. Está captado. Muchas de estas cosas las tenemos más que leídas y asimiladas. Pero entonces, ¿por qué seguimos terminando la reunión con esa sensación de que no ha valido la pena, de que se ha desarrollado demasiado el primer punto a tratar, sin pasar casi por los demás?

Un informe de la consultora estadounidense Robert Half International muestra que un 28 por ciento de las reuniones son totalmente innecesarias, improductivas y no están convenientemente preparadas. Otro estudio habla de 31 horas al mes perdidas a causa de este tipo de reuniones. Sin embargo, seguimos posponiendo temas, calculando una duración que no es realista y convocando a aquellos que no producen dentro de la sala.

Se dice que se llega a perder unos 25 minutos de media. Normalmente, cuando programamos en nuestra agenda la reuniones solemos pensar en una hora como medida estándar. Sin embargo, nos olvidamos siempre de esa casi media hora que perdemos entre contratiempos y descuidos. ¿Qué ocurre con esos minutos perdidos?¿Por qué seguimos pensando en 60 minutos, cuando en realidad son casi 90?

Muchas veces sabemos muy bien los pasos para cumplir un determinado objetivo, nos creemos que los aplicamos y luego nos preguntamos cómo y por qué no lo hemos alcanzado. Por eso, quizás es hora de saber algunas cosas que puede ser nunca hayamos caído en ello.

El primer pilar de una reunión productiva no es otro que conocer e informar del verdadero objetivo de la misma. Todo el mundo debe saber qué es lo que queremos tener después de la reunión que ahora no lo tenemos. Las cosas claras. A partir de aquí se pueden experimentar algunos trucos para que en este 2016 por fin cumplamos con nuestros pronósticos.

—Reuniones entre 15 y 30 minutos. Antes hemos marcado una hora como medida estándar, pero lo cierto es que a la larga 60 minutos no suelen ser verdaderamente productivos. Para evitar que los colaboradores pierdan el interés conviene diseccionar más los temas, ir al grano y recortar significativamente el tiempo de nuestra reunión.

—No espectadores, por favor. En cualquier reunión todos y cada uno de los asistentes deben ser proactivos. Partiendo de que cada miembro llevará los temas trabajados, es importante que para exprimir al máximo el tiempo, todo el mundo proponga, cuestione o planifique para la siguiente reunión.

—Con el objetivo por bandera. El propósito por el que se haya convocado la reunión debe ser verdaderamente seguido. Para no perder el hilo, un truco es escribir ese leitmotiv en la pizarra y tenerlo delante de principio a fin.

—Asigna tareas. Los días previos a la celebración de la reunión deben estar claros los papeles de cada uno, así como los puntos a aclarar. Si cada uno tiene una cuestión que resolver en relación al tema principal, se estará generando primero proactividad y segundo se cumplirán cada uno de los subtemas a abordar.

—No llevar ordenadores ni teléfonos. Esto podría escandalizar a más de uno, pero lo cierto es que se resuelve mucho más con el portátil principal donde proyectar nuestros esquemas, y un cuaderno y un boli para cada uno. Punto. Evitaremos distracciones y nos centraremos más en ir al grano.

—Decídete. No esperes a la siguiente reunión para tomar una decisión. Esto puede alargarse y no cerrar nunca el tema.

—El ciclo: celebra, programa y celebra. Al finalizar, establece la fecha de la próxima cita y vuelve a asignar las siguientes tareas.

—Informe de logros. Muchas empresas tienen por costumbre recoger aquellas soluciones que se dan para la resolución de los problemas expuestos en la reunión. Puede darse el caso de que haya temas que no sepamos si es o no un logro. Por eso y en este caso, sino se puede calcular fácilmente, no es un logro.

—¿Realmente tienes la necesidad de reunirte? Si a pesar de todo, sales de la sala y sigues teniendo esa sensación de incertidumbre como al principio, puede que te plantees que todo ha sido en balde. Por tanto, ¿por qué hacerlas? Sería la opción más tentadora. Y quizás la mejor solución: no hacerla.

Existen infinidad de herramientas en red que pueden solucionar cuestiones menores. Correos electrónicos, programas de chat, intranet, foros, etc. Sobre todo, si son temas que ni son verdaderamente importantes, ni urgentes.

Aunque, sin duda, lo mejor son esos 15 minutos aprovechamos al máximo. Así lo confirma un estudio citado en The Org. Una de las conclusiones del mismo fue que los consejeros delegados recopilan la mayor parte de la información que necesitan para dirigir la empresa, a través de conversaciones. Ni informes ni correos electrónicos. En el cara a cara, resulta más complicado maquillar la realidad.