A menudo las empresas comenten fallos por la mala gestión, ya sea de empleados como de directivos. La organización está formada fundamentalmente de capital humano por lo que es inevitable que en algún momento se escape algún hilo. La mayoría de estos errores se enmarcan en el uso indebido de datos privados de la propia organización.

Según el informe Riesgos de Seguridad en las Empresas Españolas realizado por Kaspersky Lab y B2B International, el 80% de los incidentes de seguridad TI de las compañías españolas los causaron los mismos empleados. Y es que según el CISCO, la mayoría de estas incidencias viene dada por el uso no autorizado de las aplicaciones de la empresa. El 70% de los profesionales de TI cree que dicha utilización fue responsable de hasta la mitad de los incidentes de pérdida de información en su empresa.

Pero, ¿cómo debe un líder afrontar este contratiempo? Una de las tareas más difíciles de todo jefe de equipo es, sin duda, la de tratar con sus colaboradores. Y más cuando alguno de estos ha cometido un error. Por supuesto, dependiendo de la gravedad del mismo se tomarán una u otras medidas, más o menos drásticas.

Lo primero que se debe hacer es detectar acertadamente cuál ha sido el fallo y el origen del mismo. No se puede ir a la primera de cambio. Por eso es importante tener la mente fría, e incluso esperar al día siguiente si es necesario. Lo que es evidente es que hay que comunicarlo. Nuestro empleado debe saber qué ha pasado para en un futuro remendar el error.

En esta fase de analizar las circunstancias, es conveniente indagar por si el fallo viene dado por una mala comunicación o una incorrecta gestión de las órdenes dadas. La mayoría de los conflictos laborales se producen debido al inadecuado entendimiento. Además, si podemos investigar estas causas sin cuestionar o involucrar a más miembros del equipo, mejor. Ya que si el error no tiene demasiada importancia, evitaremos darle más de la necesaria.

Antes de iniciar la conversación con el empleado es importante ir a la reunión sin llevar conclusiones hechas. Se trata de un diálogo, de encontrar el por qué del fallo, no de echar la charla sin más. Esta conversación será el medio para conseguir un cambio de actitud o de conducta, no el objetivo en sí.

Es recomendable que la reunión sea desarrolle en privado. No consiste en dar lecciones al resto, ni poner en evidencia a nadie. De esta forma evitaremos que se produzca el efecto contrario.

En el momento de comunicarle el fallo hay que ser concreto, ir al grano. Y sobre todo, directo y preciso. El buen jefe de equipo se centra en la tarea no en la persona, evitando así los calificativos. Es más el uso del “hacer”, que del “ser”. Una vez expuesto el mensaje, es el momento de escuchar. En este punto se debe conseguir que el empleado reconozca el error con sus propias palabras. Tomaremos notas y rebatiremos basándonos en datos específicos.

Una vez expuestos los dos argumentos, es momento de darle una solución. Ésta es mejor que se tome conjuntamente si es posible. Le haremos partícipe y responsable de acto cometido. Siempre apoyándonos en objetivos realistas, en muchas ocasiones es conveniente explicar el porqué la empresa hace de tal forma las cosas. Igual no lo entendió bien en un principio, por ello se recomienda darle un sentido al método que emplea la organización para llegar a sus objetivos. Con ello, buscamos conseguir el compromiso del trabajador y la confianza en ambas partes.

Para consolidar el pacto psicológico que se ha generado con dicho feedback, la reunión se debe cerrar de una forma positiva, generando una mayor motivación en el empleado. Si es preciso, se pueden recoger los acuerdos pactados en una acta, dependiendo de la gravedad del asunto tratado.

Puede darse que el error sea del propio directivo, por lo que reiteramos la importancia de no obtener conclusiones precipitadas. Una mala gestión o otorgando responsabilidades inadecuadas a ese miembro pueden derivar en errores que no le señalan a él. Recordemos que en ocasiones quien no comete un error es porque no lo ha intentado.