El pasado viernes Monster organizó unas charlas sobre productividad personal en la sede de El País. La conferencia estuvo conducida por Berto Pena, que tras tener una exitosa carrera como Director de Marketing decidió dar un giro radical a su carrera profesional, para, como él mismo dice, “vivir de verdad”.

Pena decidió exponer todos esas tareas que hacemos a diario en el trabajo y que, por desconocimiento, no sabemos cuánto nos pueden perjudicar o nos hacen retrasar esas tareas que realmente son importantes.

3 rincones en los que fallamos

- Distracciones e interrupciones: No suele haber cultura ni sensibilidad con este tema, pero las distracciones las podemos evitar. La atención es el tesoro más grande que tenemos y tu creatividad dependerá en buena medida de ella. La tecnología, para estos casos actúa como un cuchillo de cocina: bien usada será tu herramienta más útil, pero desconecta a ratos de ella o te cortará tu tiempo.

- Cultura de la urgencia: Hay que empezar a distinguir los imprevistos de lo que son realmente las urgencias, y así evitar exagerar el drama. No debemos atender en primer lugar la última orden de trabajo a no ser que sea estrictamente necesario.

- Demasiado email: Hemos convertido una herramienta en el trabajo. Dedicamos demasiadas horas a chequear el email compulsivamente, a responder y a organizar la bandeja de entrada. Es bueno desconectar un poco del email, sobre todo cuando estamos inmersos en una tarea importante en la que debemos poner toda nuestra atención.

“Hay que volver a saborear el trabajo”

Berto Pena insistió en que “hay que reiniciar la productividad, y saborear de nuevo el trabajo” Para eso, aconseja realizar pequeñas tareas que, aunque puedan parecer insignificantes, ayudan mucho a la organización y a la productividad personal:

- Distinguir las tareas es saber dónde están los resultados: Si no lo sabes, no vas a saber invertir. Los resultados más importantes se encuentran en las tareas a medio y largo plazo, que suelen ser las que más tiempo requieren. No dejes que microtareas o tareas repetitivas te quiten tiempo de lo primordial.

- Los últimos minutos de la jornada dedicarlos a planificar el trabajo del día siguiente: Así sabrás por dónde empezar y te será mucho más sencillo.

- Empieza todos los días haciendo la tarea más díficil: A primera hora de la mañana, a nuestra llegada al trabajo, es cuando estamos con más energía. No dejes lo más complicado para última hora del día: eso no hará más que posponerlo indefinidamente.

- Invertir en terminar y no tanto en empezar: El peligro de querer empezar muchas tareas puede significar que no podamos abarcar todo el trabajo y dejemos muchas cosas a medias.

- Evitar las reuniones: Las reuniones sólo deberían programarse si está claro el orden del día y tienen una duración adecuada. Lo mejor es prepararlas por adelantado, orientar a la gente, que sean breves y directas. Otra alternativa son las mini reuniones o expres-meetings: reuniones de no más de diez minutos, en algún pasillo o sala de la oficina que no se moleste y en el que se pueda hablar rápido de los temas del día.

¿Merece la pena todo esto?

La idea de poner en práctica todos estos consejos es la de conseguir que el éxito profesional sea mejor que ayer. Como bien dijo Peter Drucker, padre del management “El mayor error que cualquier profesional puede cometer es no hacer cambios”. Los cambios que propone Berto Pena consiguen aumentar los resultados, la capacidad, la agilidad, la creatividad y la tranquilidad del trabajador. Y son realmente fáciles de aplicar porque sólo depende de ti.