La gestión del correo electrónico para muchos directivos puede significar un auténtico dolor de cabeza. Y más a la vuelta de vacaciones. Resulta una batalla por ganar para altos y medios mandos que pueden llegar a recibir diariamente centenares de emails. Y es que aunque parezca un tema liviano, resulta ser más complicado de lo que se pueda pensar a priori.

¿Existen colaboradores dedicados exclusivamente a ello? ¿Se utilizan herramientas de filtro? ¿O simplemente no se responden y punto?

Las comunicaciones en el trabajo son una parte importante para la ejecución de la actividad laboral. Por eso existen muchas técnicas que grandes directivos como el actual ejecutivo de Apple, Tim Cook o Jeff Bezos, CEO de Amazon aplican diariamente en su rutina laboral.

En particular, el cofundador de Google, Larry Page explicó abiertamente que su selección para contestar es el interés que le pueda generar. Su técnica, lejos de ser innovadora y sofisticada, se trata de ir leyendo de arriba abajo y conforme va perdiendo interés descarta esos correos directamente. Ir al grano resulta vital para para este ortodoxo filtro.

«Cuando abro mi email, me pongo en la parte superior y me abro camino hacía abajo, y voy hasta donde quiero. Cualquier cosa a la que no llegue nunca será leída. Algunas personas se sorprenden de recibir una respuestas de un fundador de Google en solo 5 minutos. Otros simplemente tienen lo que esperaban (ninguna respuesta)», dice Page. Regla de oro es que lo que se conteste en menos de diez minutos, ten por hecho que ya no se responde.

Eric Schmidt, ex-CEO de Google y coautor de ‘How Google Works’, acuñó técnicas algo más complejas para la gestión eficaz del correo electrónico. La base es no dejar que se acumulen en la bandeja de entrada los no leídos. En sus nueve reglas para controlas los emails y que éstos no te controlen a ti, destaca la respuesta rápida, la importancia de cada palabra – mensaje directo y sin palabrería-, el uso de LIFO (Last In, First Out), un sistema de gestión de almacenes que predica que lo último en entrar debe ser lo primero en salir. También recomienda el reenvío de correos con información que podría ser interesante para otros contactos.

Schmidt no es partidario de la copia oculta, a la que considera más para sacar a alguien de una larga cadena de correos, y siempre anunciándolo en el texto. Asimismo el uso de palabras clave puede ayudar no sólo en la recuperación de emails, sino para ayudar al receptor en su contestación y almacenamiento.

Algunos CEOs, suelen ser más drásticos que todos estos métodos y siguen la técnica de no contestar. El principio es básico: sino se requiere de respuesta, ¿por qué contestar? Muchas veces nos sumergimos en la interminable cadena de contestar por contestar lo que genera un enorme ruido. Por tanto, dejando a un lado los gestos protocolarios, el objetivo es el más práctico: sólo responder a aquellos que verdaderamente necesiten contestación. Además la respuesta será concisa y directa, exenta de cualquier fórmula de cortesía, pero con una gran dosis de efectividad. Así lo afirma Kristin Mulhner, máxima responsable de NewBrand Analytics: «Si un CEO responde, todo el mundo considera que tiene que volver a contestar y se genera mucho ruido». Y es que hay quien piensa que si algo es importante se les presentará directamente o les volverán a reenviar el mismo correo.

Esta tarea supone mucho estrés para todos los que no logren dar con la clave en su gestión. Por eso Larissa K. Barber, profesora auxiliar de psicología de la Universidad del Norte de Illinois, indica que la mala utilización del correo electrónico puede llegar a dañar la productividad en tareas más importantes. Lo que se denomina ‘telepresión’. Dando lugar a «empleados propensos a agotar su energía para ir a trabajar por las mañanas». Además de sentirse fatigados, también tienden a estar menos concentrados y a ser incapaces de pensar con claridad.

Según un estudio publicado por la revista académica Journal of Occupational Health Psychology, los empleados obsesionados con responder a los emails sufren una menor calidad de sueño y son más propensos a faltar al trabajo por motivos de salud.

Visto lo visto, a partir de ahora no nos queda otra que valorar inmensamente cada respuesta, apreciando cada una de ellas con un gran gesto de afecto (sin contestar).